Nắm rõ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển sẽ giúp bạn thực hiện các thủ tục nhanh chóng hơn, giảm thiểu các nguy cơ bị phạt cũng như hàng hóa lưu thông hiệu quả, nhanh chóng, thúc đẩy phát triển. Nếu bạn chưa nắm rõ các bước triển khai khi chuyển hàng bằng tàu biển thì hãy cùng Vận Chuyển Thế Tường tham khảo ngay nội dung được chia sẻ dưới đây.
Đôi nét về dịch vụ chuyển hàng hóa bằng đường biển
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là một trong những loại hình vận chuyển hàng hóa được sử dụng phổ biến trong thời điểm hiện tại. Bởi lẽ, với hình thức này xét về chủng loại hàng hóa hay phạm vi vận chuyển đều rộng hơn so với các hình thức khác và chi phí cũng không quá đắt đỏ.
Chính vì thế, trong những năm gần đây ngành logistic ngày càng khai thác các tuyến giao thông vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển sang nhiều quốc gia, khu vực khác nhau, mở rộng giao thương trên toàn cầu.
Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Các bước vận chuyển hàng hóa bằng đường biển (chủ yếu áp dụng cho hàng nguyên container - FCL) được thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Khi nhận được yêu cầu và các thông tin được cung cấp như loại hàng hóa, volume, trọng lượng, ngày cần vận chuyển,... thì nhân viên sẽ tiến hành check lịch tàu và tư vấn chi tiết về loại container, chuyến tàu chuyển hàng phù hợp.
Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu chạy trong dữ liệu đã có
Tiếp đến, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra về giá và ngày tàu chạy trên dữ liệu có sẵn của hãng tàu. Lúc này, để lấy booking tàu cho lô hàng cần vận chuyển cần cung cấp các thông tin gồm có:
- Cảng đi (port of loading): nơi hàng hóa được xếp dỡ lên tàu;
- Cảng chuyển tải: sẽ lựa chọn 1 trong 2 hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct);
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container chứa hàng hóa, hay còn gọi là cảng đích;
- Tên hàng hóa, trọng lượng cụ thể: thông tin này đòi hỏi sự chính xác và tương thích với hồ sơ chứng từ của lô hàng;
- Thời gian tàu chạy (ETD): thời gian dự kiến tàu sẽ xuất phát;
- Thời gian đóng hàng: khoảng thời gian tiến hành xếp hàng hóa lên container tại nhà máy hoặc kho bãi trước khi chuyển container đến cảng;
- Yêu cầu khác: một số yêu cầu có liên quan khác như kích cỡ, loại container, nhiệt độ,...
Bước 3: Nhận booking từ hãng tàu và gửi khách hàng
Khi hãng tàu (Line) gửi thông tin booking và số chuyến thì nhân viên sẽ gửi trực tiếp đến khách hàng. Lúc này, cần kiểm tra chi tiết và thực hiện đối chiếu để hạn chế sai sót.
Bước 4: Thống nhất ngày đóng hàng và hạ container trước closing time
Dựa theo ETD được cung cấp và ngày Line thả container, nhân viên sẽ nhắc nhở khách hàng lấy container để chuyển về kho đóng hàng. Khi đóng hàng hoàn tất sẽ chuyển về lại cảng và hạ trước thời gian closing time. Cụ thể như sau:
- Tài xế nhận lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của Line để lấy lệnh container, trong đó bộ hồ sơ sẽ có packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container được ký tên bởi điều độ của cảng.
- Tài xế đóng phí nâng hạ container, xuất trình giấy tờ được xác nhận đầy đủ sẽ lấy container rỗng và chuyển về địa điểm đóng hàng cho khách;
- Khi quá trình đóng hàng hoàn tất, tài xế sẽ chuyển lại container về khu vực cản chờ xuất.
Bước 5: Mở tờ khai hải quan
Để hàng hóa được vận chuyển theo quy trình rõ ràng thì bạn cần thực hiện mở tờ khai báo hải quan, những thông tin cơ bản cần thiết điền trong mẫu gồm:
- 2 bản chính tờ khai hải quan (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan giữ lại);
- 1 bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa.;
- 1 bản sao giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu;
- 1 Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh có kèm bản chính đối chiếu (nếu như doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu tiên).
Trọng thời điểm công nghệ phát triển như hiện tại, phần mềm khai báo hải quan đã được trình bày cẩn thận và chi tiết.
Bước 6: Thông quan hàng xuất
Sau khi mở tài khai hải quan, truyền dữ liệu thì hệ thống sẽ thực hiện và phân luồng. Cụ thể:
- Luồng xanh: có lợi thế sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế, hồ sơ sẽ được chuyển thẳng qua lãnh đạo chi cục và đóng dấu thông quan;
- Luồng vàng: có lợi thế được miễn kiểm tra thực tế tình trạng hàng hóa, hồ sơ sẽ chuyển sang bộ phận tính giá thuế để thực hiện kiểm định, nếu hợp lệ sẽ được chuyển sang chi cục và đóng dấu thông quan;
- Luồng đỏ: hàng hóa cần được kiểm tra thực tế, tùy thuộc vào số lượng và tỷ lệ phân kiểm được quyết định sẽ có sự khác biệt, dao động từ 5% - 100%. Nếu hàng hóa đúng với tờ khai sẽ niêm phong (seal) của hải quan, ghi chú xác nhận và chuyển hồ sơ để ký đóng dấu thông quan.
Tiếp đến sẽ tiến hành thực hiện thủ tục hải quan tại cảng. Cụ thể:
- Đối với hàng hóa luồng xanh: chủ hàng làm thủ tục xuất khẩu, đóng lệ phí, thanh lý hải quản bãi và nộp tờ khai cho hải quan trước closing time để hàng được ghi vào sổ tàu hàng xuất, nếu không trước thời gian này sẽ bị bỏ lại mặc dù đã thực hiện xong thủ tục thông quan;
- Đối với hàng hóa luồng đỏ: chủ hàng đến làm thủ tục, sau đó thực hiện kiểm hóa, đóng lệ phí hải quan sau khi hoàn tất thủ tục kiểm hóa và bấm seal mới, cuối cùng sẽ tiến hành thanh lý hải quan bãi và nộp tờ khai cho hải quan trước closing time để vào sổ tàu hàng xuất.
Bước 7: Phát hành vận đơn
Vận đơn sẽ được phát hành sau khi hàng được vào sổ tàu hàng xuất dành cho người xuất khẩu hàng hóa.
Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác nhận hàng
Nội dung chứng từ gửi đi sẽ gồm thông tin chi tiết của lộ hàng và bill được sử dụng. Nếu trường hợp là shipper invoice, packing list, bill thì không cần đến consignee làm thủ tục hải quan hay đến trực tiếp nhận hàng.
Bước 9: Lập chứng từ kế toán và lưu trữ
Cuối cùng, nhân viên sẽ in và lưu trữ toàn bộ thông tin về lô hàng như giá mua, giá bán, điều kiện kèm theo nếu có và những chứng từ khác.
Một số quy định cần chú ý khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Những quy định quan trọng cần chú ý và tuân thủ khi thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Cụ thể:
- Quy định về phương tiện vận tải: đáp ứng các tiêu chuẩn về độ an toàn, vệ sinh và được cấp phép hoạt động bởi bộ Giao thông vận tải;
- Quy định về hàng hóa: vận chuyển các mặt hàng được Nhà nước cho phép và không nhận vận chuyển các loại hàng hóa bị cấm, dễ gây cháy nổ, kém an toàn;
- Quy định đối với đơn vị vận tải: bao gồm đội ngũ tham gia như thuyền trưởng, thợ máy, thợ điện phải có bằng cấp bởi cơ quan chuyên môn, cụ thể là bộ Giao thông vận tải cấp và phải tham gia các buổi đào tạo sát hạch, tập huấn,...
- Quy định đối với chủ hàng: cần cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết;
- Quy định về an toàn hàng hải: nếu xảy ra những sự cố bất ngờ trong quá trình vận chuyển, thuyền trưởng có trách nhiệm thông báo với cơ quan chức năng và làm việc với cơ quan thẩm quyền.
Tham khảo thêm:
Hy vọng qua những thông tin vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Nếu thấy những thông tin mà Vận Chuyển Thế Tường chia sẻ hữu ích thì hãy cùng chúng tôi chia sẻ đến nhiều người hơn bạn nhé.
